14.03.2006
Schnittstelle zwischen Rat und Verwaltung
Ämterserie, Teil XXII: OB-Büro/Sitzungsdienst
Das Team von Sitzungsdienst/Büro des Oberbürgermeisters: Christa Weiland, Ursula Hildebrand, Siglinde Hill, Anja Wallerich, Marina Treis und Claudia Hastert (v. l.).
Jeden Tag gehen im Büro von Oberbürgermeister Helmut Schröer unzählige Anrufe, Briefe und E-Mails mit Anregungen, Beschwerden, aber auch Einladungen zu Veranstaltungen ein. Um eine erste Sichtung, Koordinierung oder Weiterleitung kümmert sich sein Büro, das mit dem Sitzungsdienst zu einer Organisationseinheit zusammengefasst ist. Leiterin des ausschließlich mit Frauen besetzten Teams ist Marina Treis, die auch persönliche Referentin von Schröer ist. Mit ihrer Kollegin Anja Wallerich unterstützt sie den OB in seiner Alltagsarbeit, bereitet Sitzungen und Veranstaltungen vor. Ein fester Termin ist die Lagebesprechung dreimal pro Woche. Dort werden zum Beispiel Termine koordiniert und kurzfristige Fragen geklärt.
19 Ortsbeiräte zu betreuen
Außerdem kümmert sich das OB-Büro in enger Abstimmung mit Dezernenten und den Ratsfraktionen um die langfristige Vorbereitung politischer Entscheidungen. Das war auch ein Grund, diese Dienststelle mit dem Sitzungsdienst zusammenzufassen, der vor allem für die Organisation der Beratungen von Stadtrat und Ausschüssen zuständig ist. Das Team besteht aus vier Mitarbeiterinnen: Ursula Hildebrand und Claudia Hastert sind für Stadtrat und Steuerungsausschuss verantwortlich. Siglinde Hill kümmert sich um die 19 Ortsbeiräte, ihre Kollegin Christa Weiland um die Sitzungen des Stadtvorstands sowie die Pflege der „Allris“-Datenbank.
Umfangreiche Datenbank
Lange vor einer Sitzung beginnen die umfangreichen Vorbereitungen: Mindestens ein halbes Jahr im voraus werden die Termine geplant, die genau aufeinander abgestimmt werden müssen, da sich beispielsweise mit einem Bebauungsplan der jeweilige Ortsbeirat, der Bau-Dezernatsausschuss sowie der Stadtrat beschäftigen. Der Sitzungsdienst sammelt die Unterlagen für die Beschlussvorlagen und versendet die umfangreichen Einladungen jeweils knapp zwei Wochen vor dem Stadtrat. So können sich Fraktionen in zwei Sitzungen eingehend damit befassen. Dennoch kommt es manchmal vor, dass Vorlagen kurzfristig nachgereicht werden oder erst in einer Sitzung mit Zustimmung der Fraktionen die Tagesordnung geändert wird. „Wir sind die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Fraktionen“, betont Ursula Hildebrand.
Der Sitzungsdienst leistet vielfältige Unterstützung für die Alltagsarbeit der Parteien. Das gilt erst recht nach einer Kommunalwahl, wenn zum Beispiel die Ausschüsse neu besetzt werden oder eine zusätzliche Fraktion die Arbeit aufnimmt.
Hildebrand und ihre Kollegin Claudia Hastert prüfen im Stadtrat und Steuerungsausschuss akribisch, ob das Gremium beschlussfähig ist und die Abstimmungen korrekt ablaufen. Mit dem Ende der Sitzungen ist die Arbeit aber noch nicht erledigt: Dann werden anhand der Tonband-Mitschnitte Protokolle angefertigt. Diese Dokumentation könnte zum Beispiel eine wichtige Rolle spielen, wenn ein Trierer gegen eine vom Stadtrat beschlossene Gebührensatzung Klage einreicht.
Seit 1. Januar 2000 wird die Datenbank „Allris“ aufgebaut, in der vor allem Tagesordnungen, Beschlussvorlagen und zahlreiche Protokolle hinterlegt sind. Das System bietet einen deutlich verbesserten und beschleunigten Überblick. Es erleichtert nicht nur die Arbeit der Verwaltung, sondern auch der Ratsmitglieder: Sie können sich seit einem Jahr auch vom heimischen PC einloggen und Unterlagen einsehen und ausdrucken. Dennoch wird es nach Einschätzung von Christa Weiland „noch einige Zeit dauern, bis wir komplett auf Papiervorlagen verzichten können“.
19 Ortsbeiräte zu betreuen
Außerdem kümmert sich das OB-Büro in enger Abstimmung mit Dezernenten und den Ratsfraktionen um die langfristige Vorbereitung politischer Entscheidungen. Das war auch ein Grund, diese Dienststelle mit dem Sitzungsdienst zusammenzufassen, der vor allem für die Organisation der Beratungen von Stadtrat und Ausschüssen zuständig ist. Das Team besteht aus vier Mitarbeiterinnen: Ursula Hildebrand und Claudia Hastert sind für Stadtrat und Steuerungsausschuss verantwortlich. Siglinde Hill kümmert sich um die 19 Ortsbeiräte, ihre Kollegin Christa Weiland um die Sitzungen des Stadtvorstands sowie die Pflege der „Allris“-Datenbank.
Umfangreiche Datenbank
Lange vor einer Sitzung beginnen die umfangreichen Vorbereitungen: Mindestens ein halbes Jahr im voraus werden die Termine geplant, die genau aufeinander abgestimmt werden müssen, da sich beispielsweise mit einem Bebauungsplan der jeweilige Ortsbeirat, der Bau-Dezernatsausschuss sowie der Stadtrat beschäftigen. Der Sitzungsdienst sammelt die Unterlagen für die Beschlussvorlagen und versendet die umfangreichen Einladungen jeweils knapp zwei Wochen vor dem Stadtrat. So können sich Fraktionen in zwei Sitzungen eingehend damit befassen. Dennoch kommt es manchmal vor, dass Vorlagen kurzfristig nachgereicht werden oder erst in einer Sitzung mit Zustimmung der Fraktionen die Tagesordnung geändert wird. „Wir sind die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Fraktionen“, betont Ursula Hildebrand.
Der Sitzungsdienst leistet vielfältige Unterstützung für die Alltagsarbeit der Parteien. Das gilt erst recht nach einer Kommunalwahl, wenn zum Beispiel die Ausschüsse neu besetzt werden oder eine zusätzliche Fraktion die Arbeit aufnimmt.
Hildebrand und ihre Kollegin Claudia Hastert prüfen im Stadtrat und Steuerungsausschuss akribisch, ob das Gremium beschlussfähig ist und die Abstimmungen korrekt ablaufen. Mit dem Ende der Sitzungen ist die Arbeit aber noch nicht erledigt: Dann werden anhand der Tonband-Mitschnitte Protokolle angefertigt. Diese Dokumentation könnte zum Beispiel eine wichtige Rolle spielen, wenn ein Trierer gegen eine vom Stadtrat beschlossene Gebührensatzung Klage einreicht.
Seit 1. Januar 2000 wird die Datenbank „Allris“ aufgebaut, in der vor allem Tagesordnungen, Beschlussvorlagen und zahlreiche Protokolle hinterlegt sind. Das System bietet einen deutlich verbesserten und beschleunigten Überblick. Es erleichtert nicht nur die Arbeit der Verwaltung, sondern auch der Ratsmitglieder: Sie können sich seit einem Jahr auch vom heimischen PC einloggen und Unterlagen einsehen und ausdrucken. Dennoch wird es nach Einschätzung von Christa Weiland „noch einige Zeit dauern, bis wir komplett auf Papiervorlagen verzichten können“.